Opatření děkana č. 14/2021
k poskytování a vyúčtování cestovních náhrad
Čl. I.
Úvod
1.1 Toto opatření upravuje podmínky poskytování cestovních náhrad při pracovních cestách zaměstnanců 2. lékařské fakulty Univerzity Karlovy (dále jen „2. LF UK“) a dále osob činných pro 2. LF UK na základě dohod o pracích konaných mimo pracovní poměr (dohoda o provedení práce, dohoda o pracovní činnosti). Okruh výše jmenovaných osob se pro účely tohoto opatření nazývá „zaměstnanci“.
1.2 Toto opatření upravuje také podmínky náhrady cestovních výdajů spolupracujícím osobám, které nejsou v pracovněprávním vztahu ke 2. LF UK.
1.3 Pracovní cestou se rozumí časově omezené vyslání zaměstnance k výkonu práce mimo sjednané místo výkonu práce. Zahraniční pracovní cestou se pro účely poskytování náhrad rozumí doba strávená na pracovní cestě z České republiky do zahraničí, doba pracovní cesty v zahraničí a doba pracovní cesty ze zahraničí do České republiky. Pro vznik nároku na náhrady poskytované v cizí měně je rozhodnou dobou přechod státní hranice České republiky, při letecké přepravě odlet a přílet letadla podle letového řádu. Pokud za dobu zahraniční pracovní cesty, strávenou mimo území České republiky, nevznikne zaměstnanci nárok na stravné v cizí měně, připočte se tato doba k době trvání pracovní cesty na území České republiky.
Čl. II
Obecná ustanovení
2.1 Poskytování a účtování cestovních náhrad se na 2. LF UK řídí obecně platnými předpisy, zejména zákonem č. 262/2006 Sb., zákoník práce, ve znění pozdějších předpisů, vyhláškami Ministerstva financí (dále jen „MF“) a Ministerstva práce a sociálních věcí (dále jen „MPSV“), které upravují výši některých náhrad.
2.2 Zaměstnanec může vykonat pracovní cestu jen na základě písemného příkazu – Žádost o povolení pracovní cesty (příloha č. 1), ve kterém musí zaměstnavatel určit podmínky pracovní cesty:
a) místo plnění pracovního úkolu,
b) datum a místo nástupu pracovní cesty,
c) dobu trvání pracovní cesty,
d) způsob dopravy,
e) ukončení pracovní cesty,
f) zdroj financování,
g) předpokládaná výše cestovních nákladů.
2.3 Žádost o povolení pracovní cesty schvaluje příkazce operace.
Příkazcem operace je:
a) děkan nebo jím pověřená osoba pro vedoucího pracoviště a tajemníka,
b) vedoucí pracoviště pro své podřízené nebo hlavní řešitel grantu pro osoby zúčastněné při řešení grantu.
2.4 Žádost o povolení pracovní cesty hlavního řešitele grantu schvaluje vedoucí pracoviště (přednosta kliniky/ústavu, děkan).
2.5 Schválenou žádost o povolení pracovní cesty je nutné dodat na ekonomické oddělení 2. LF UK nejméně 15 kalendářních dnů před odjezdem.
2.6 K žádosti o povolení tuzemské pracovní cesty připojuje podpis také tajemník fakulty, k žádosti o povolení zahraniční pracovní cesty připojuje podpis proděkan pro doktorské studium a zahraniční záležitosti. K žádosti o povolení pracovní cesty řešitele grantu a osob zúčastněných při řešení grantu připojuje podpis také Oddělení po vědu a výzkum 2. LF UK.
2.7 Na pracovní cestu je možno zaměstnanci poskytnout zálohu až do výše předpokládaných nákladů.
2.8 V případě zahraniční pracovní cesty je zaměstnanec povinen zajistit si před odjezdem zahraniční cestovní pojištění.
2.9 Po ukončení pracovní cesty vyplní zaměstnanec Vyúčtování pracovní cesty (příloha č. 2), a to včetně podpisu, data, záznamu o bezplatném stravování a ubytování, popř. informaci o přerušení pracovní cesty. Přiloží doklady o zaplacení ubytování, jízdních výdajů a případných nutných vedlejších výdajů (doklady musí být vystaveny výhradně na 2. LF UK) a předá ke schválení svému příkazci operace dle č. 2 odst. 2.3 tohoto opatření. Nejdéle do 10 pracovních dnů po ukončení pracovní cesty předá vyplněný a schválený formulář včetně dokladů k vyúčtování na Ekonomické oddělení 2. LF UK.
V rámci vyúčtování budou hrazeny pouze výdaje za zaměstnance, kterému byla pracovní cesta povolena a schválena dle čl. II. tohoto opatření. Platby hrazené za více osob musí být přiloženy v kopii k vyúčtování příslušných zaměstnanců.
Náhrady výdajů nad rámec tohoto opatření (např. společenské večery, kulturní akce, nadstandartní ubytování, neodůvodněné náklady za nadměrná zavazadla apod.) nebudou zaměstnanci hrazeny.
V případě použití soukromého vozidla je třeba řádně vyplnit i Přehled evidence cesty (příloha č. 3).
2.10 Pracovník Ekonomického oddělení 2. LF UK provede kontrolu formální správnosti dokladů a výpočet cestovních náhrad. Po schválení správcem rozpočtu (vedoucí Ekonomického oddělení 2. LF UK) nebo jím pověřeným pracovníkem, budou finanční prostředky zaúčtovány hlavním ekonomem a poukázány na bankovní účet, který je uvedený na vyúčtování (příloha č. 2).
2.11 Pracovní cestu musí zaměstnanec řádně vyznačit v měsíčním přehledu docházky, který se předává na Personální a mzdové oddělení 2. LF UK jako podklad pro zpracování mezd. Pracovní cesta se v přehledu označí SC.
Čl. III
Náhrady při tuzemských pracovních cestách
Zaměstnanci vyslanému na tuzemskou pracovní cestu přísluší:
3.1 Náhrada prokázaných jízdních výdajů schváleným dopravním prostředkem (autobus, vlak, MHD). Taxi je možné použít jen ve zdůvodněných případech, kdy nejsou prokazatelně k dispozici prostředky veřejné dopravy.
Je-li zaměstnanci předem povoleno použití soukromého motorového vozidla, přísluší mu základní náhrada podle počtu ujetých kilometrů a náhrada za spotřebované pohonné hmoty. Náhrada výdajů za spotřebované pohonné hmoty přísluší zaměstnanci ve výši vypočtené z ceny pohonné hmoty stanovené vyhláškou MPSV, která je dostupná na stránkách Ekonomického oddělení 2. LF UK a spotřeby vozidla podle údajů uvedených v technickém průkazu vozidla.
V případě, že je zaměstnanci schváleno použití veřejného dopravního prostředku, a zaměstnanec použije soukromé motorové vozidlo, přísluší mu náhrada ve výši nákladů na veřejnou dopravu. Podmínkou pro povolení použití soukromého motorového vozidla je, že zaměstnanec musí mít platné potvrzení o školení řidičů, vozidlo musí mít platné potvrzení o školení řidičů, vozidlo musí mít platné havarijní pojištění a použití soukromého vozidla by mělo být ekonomicky efektivní. Zaměstnanec je povinen dodržovat bezpečnostní přestávky (nepřetržitá doba řízení nesmí být delší než 4,5 hod., po uplynutí této doby musí řidič přerušit řízení vozidla bezpečnostní přestávkou v trvání nejméně 30 minut).
3.2 Náhrada prokázaných výdajů za ubytování doložených řádným dokladem. Cena za ubytování musí odpovídat ceně obvyklé v daném čase a místě.
3.3 Stravné je poskytováno ve výši podle zákoníku práce a je pro daný kalendářní rok upravováno vyhláškou MPSV, která je dostupná na stránkách Ekonomického oddělení 2. LF UK. Bylo-li zaměstnanci během pracovní cesty bezplatně poskytnuto stravování, které má charakter snídaně, oběda nebo večeře, je zaměstnavatel oprávněn za každé uvedené jídlo stravné krátit až o hodnotu:
a) 70 % stravného, trvá-li pracovní cesta 5 až 12 hodin,
b) 35 % stravného, trvá-li pracovní cesta 12 až 18 hodin,
c) 25 % stravného, trvá-li pracovní cesta déle než 18 hodin.
Zabezpečením bezplatného stravování se rozumí i stravování poskytnuté partnerem, se kterým zaměstnanec při pracovní cestě jedná. Tuto skutečnost je zaměstnanec povinen uvést ve vyúčtování pracovní cesty.
3.4 Náhrada prokázaných nutných vedlejších výdajů vzniklých v průběhu pracovní cesty a souvisejících s konáním pracovní cesty, které jsou doloženy řádným dokladem.
Čl. IV
Náhrady při zahraničních pracovních cestách
Zaměstnanci vyslanému na zahraniční pracovní cestu přísluší:
4.1 Náhrada prokázaných jízdních výdajů schváleným dopravním prostředkem (letadlo, autobus, vlak). Taxi je možné použít jen ve zdůvodněných případech, kdy nejsou prokazatelně k dispozici prostředky veřejné dopravy. Při použití soukromého vozidla platí obdobně pravidla uvedená v čl. 3 odst. 3.1 tohoto opatření.
4.2 Náhrada prokázaných výdajů za ubytování, které zaměstnanec vynaložil v souladu s podmínkami zahraniční pracovní cesty a doložených řádným dokladem. Cena za ubytování musí odpovídat ceně obvyklé v daném čase a místě.
4.3 Zahraniční stravné v cizí měně ve výši základní sazby, jestliže doba strávená mimo území České republiky trvá v kalendářním dni déle než 18 hodin. Trvá-li tato doba 12 až 18 hodin, poskytne zaměstnavatel zaměstnanci zahraniční stravné ve výši dvou třetin této sazby zahraničního stravného, a ve výši jedné třetiny této sazby zahraničního stravného, trvá-li doba strávená mimo území České republiky 1 až 12 hodin. Trvá-li doba strávená mimo území České republiky méně než 1 hodinu, zahraniční stravné se neposkytuje. Stravné v cizí měně se vypočte ze základní sazby stravného pro stát, ve kterém zaměstnanec stráví v kalendářním dni nejvíce času, a to podle vyhlášky MF, kterou se stanoví základní sazby stravného v cizí měně pro příslušný rok. Bylo-li zaměstnanci během zahraniční pracovní cesty poskytnuto bezplatně jídlo, které má charakter snídaně, oběda nebo večeře, je zaměstnavatel oprávněn zahraniční stravné ve výši základní sazby krátit:
a) až o 25 % za každé uvedené jídlo nebo
b) až o 35 %, jde-li o zahraniční stravné ve dvoutřetinové výši základní sazby, anebo
c) až o 70 %, jde-li o zahraniční stravné ve třetinové výši základní sazby.
Kapesné v cizí měně až do výše 40 % základního stravného je náhrada nepovinná a je vyplácena pouze v případě souhlasu příkazce operace.
4.4 Náhrada prokázaných nutných vedlejších výdajů vzniklých v průběhu pracovní cesty a souvisejících s konáním pracovní cesty, které jsou doloženy řádným dokladem.
Čl. V
Náhrady cestovních výdajů spolupracujícím osobám, které nejsou v pracovněprávním poměru ke 2. LF UK
Osobám, které nejsou v pracovněprávním poměru, ale budou vykonávat pro 2. LF UK činnost (např. členové vědeckých a pedagogických komisí, přednášející, vyslaní účastnící na kongresy z řad vědců a studentů) a se kterými byla uzavřena smlouva, přísluší náhrada nezbytně nutných prokázaných jízdních výdajů, náhrada výdajů za ubytování a náhrada vedlejších výdajů. Veškeré výdaje musí být doloženy doklady. Výše stravného je stejná jako v bodě 3.3 a 4.3 tohoto opatření.
Požadované náhrady musí být uvedeny ve Smlouvě o cestovních výdajích (příloha č. 4).
Čl. VI
Závěrečná ustanovení
Toto opatření ruší opatření děkana č. 15/2018.
Toto opatření nabývá platnosti dnem podpisu děkana a účinnosti dne 1. 9. 2021.
V Praze dne 30. 8. 2021
prof. MUDr. Vladimír Komárek, CSc.
děkan 2. LF UK
