Kdo je administrátor projektu?
Jsem administrátorka projektu a ráda bych se podělila o své zkušenosti a postřehy, nejen z působení na „menší české univerzitě“, ale také na „větší britské“. Konkrétně se jedná o VŠCHT Praha a Imperial College London.
Nejprve k objasnění pojmu administrátor. V angličtině jde o název pozice Research Services Administrator, já jsem ho zkrátila a přeložila na administrátora, abych se nemusela nazývat spoustou různých jmen, sekretářkou počínaje, finanční manažerkou konče.
Z praktického úhlu pohledu jde o člověka, který se stará o hladký průběh výzkumného projektu z administrativního hlediska. Tedy o vše, co se netýká vědecké práce.
Co tedy administrátor dělá?
V ideálním případě se již podílí na přípravě žádosti o grant, zejména by měl umět poradit s rozpočtem a s formálním odsouhlasením žádosti o grant ze strany instituce. Po obdržení grantu nastávají pro administrátory perné týdny, je totiž obvykle třeba zařídit podpisy grantových dohod, sestavit výzkumný tým (přijmout nové zaměstnance), zařídit laboratoř, vypsat výběrová řízení na přístroje apod. To vše samozřejmě v úzké spolupráci s řešitelem projektu. Ten by měl mít výhradně na starosti odbornou část a neztrácet čas (a nervy) s administrativou. Někdy mám pocit, že administrátor je v podstatě „celkem inteligentní obíhač“, styčný pracovník mezi jednotlivými odbory či úseky instituce a řešitelem. Já obvykle jednám s Personálním oddělením, účtárnou, Ekonomickým oddělením, zahraničním oddělením, děkanátem, rektorátem, kvestorem a paní, která má na starosti metodickou podporu při výběrových řízeních. Popravdě myslím, že vědec má malou šanci tuto „mašinérii“ přežít – aniž by se postupně stal administrátorem na úkor své vědecké práce.
Během vánoc či o prázdninách pak dolaďuji Time Sheets, kterých na konci pětiletého projektu, při počtu 15 členů týmu, bude 900. Pokud mohu vyjádřit vlastní názor, musím říci, že jsou zbytečné – minimálně u těch zaměstnanců, kteří jsou zaměstnáni pouze na jednom projektu a mají to také napsáno v pracovní náplni. Všichni celou svoji legální pracovní dobu pilně bádají a většina z nich i „ilegálně“ pracuje navíc. Pokud tedy shrneme práce, které by měly spadat do povinností administrátora, dostaneme následující seznam. Není úplně univerzální, vždy je třeba brát v úvahu specifika konkrétního projektu a požadavky poskytovatele i řešitele, ovšem jako určité vodítko postačí.
Aktivity před zahájením projektu:
- pomoc s přípravou návrhu, zejména s rozpočtem a plánováním mezd,
- přijímání členů týmu,
- koordinování právních, finančních a administrativních úkonů apod.
Příklad prací administrátora v průběhu projektu:
- výběrová řízení na nákup přístrojů,
- koordinování ostatních nákupů,
- návrhy pracovních smluv a dohod,
- kontrola zaúčtování položek,
- příprava či kontrola Time Sheets,
- vyúčtování pracovních cest,
- příprava průběžných a závěrečných finančních zpráv,
- práce s auditory atd.
Ve Velké Británii se práce administrátora soustřeďuje hlavně na finanční vyúčtování grantu. Ostatní administrativní složky univerzity musí kontaktovat sám řešitel, pokud ovšem nemá možnost si najmout manažera projektu. Financování výzkumné práce pomocí grantů je však mnohem běžnější a rozšířenější, z čehož vyplývá, že všechna administrativní oddělení jsou již zaběhlá v požadavcích jednotlivých poskytovatelů grantů, a není tudíž třeba, aby řešitel sám zjišťoval specifika svého projektu, např. aby si hlídal, co je či není uznatelný náklad, zda účtovat DPH do projektu, zda je nutné přísně dodržet rozpočet, či zda je možné mírně přečerpat jednu kategorii nákladů na úkor druhé. Administrátor tak projekt v podstatě hlídá, aby byl z finančního a administrativního hlediska v pořádku, a pokud jsou nějaké problémy či nejasnosti, řeší je sám s poskytovatelem. Řešiteli projektu tak administrátor slouží i jako poradce.
Jaké jsou tedy hlavní rozdíly mezi českou a britskou univerzitou?
Vědečtí a akademičtí zaměstnanci jsou již na obou institucích přijímáni na základě výběrového řízení, a to (většinou) na dobu určitou.
Na rozdíl od ČR jsou ale v Británii pravidelně hodnoceni (množství a kvalita vědeckých výstupů, kvalita výuky, úspěšnost a objem získaných grantových prostředků apod.). Na základě těchto hodnocení jsou smlouvy dále prodlužovány – či nikoliv. Hodnocení je transparentní a férové. Při výběrových řízeních na volné akademické pozice není neobvyklý počet 40–100 kandidátů na jedno místo (v závislosti na prestiži univerzity), na rozdíl od u nás stále poměrně běžné praxe jednoho „kandidáta“ na výběrové řízení. Mzdové tabulky jsou flexibilní, což umožňuje přijímat kvalitní vědce a pedagogy. V ČR nastávají situace, kdy akademický pracovník třeba i několik let nevede žádného doktoranda, jeho předmět navštěvuje velmi malý počet studentů a stále to „nevadí“. Možnosti neprodloužení pracovního poměru se na univerzitách v ČR příliš nevyužívá.
Také se málo využívá možnosti zkráceného pracovního poměru, který by byl obzvlášť vhodný pro učitele, kteří vedou velmi malý počet studentů či nemají vlastní výzkumný grant. Mimochodem, zkrácené pracovní úvazky jsou vhodné i pro administrátory, kterými v současné době často jsou matky malých dětí, či pro výzkumné pracovníky, kteří se z různých důvodů nevěnují výzkumu.
Další rozdíl, alespoň v některých případech, registruji u doktorského studia, z něhož bychom měli udělat prestižní záležitost pro nejnadanější studenty a ty bychom měli také řádně ohodnotit a nabídnout jim možnost práce na špičkových projektech. V Británii je úroveň a pověst těch nejlepších škol tak vysoká, že se do doktorandského studia přihlašují výborní studenti z celého světa a ani ti nemají přijetí jisté.
Co říci na závěr? Byla bych moc ráda, aby se všechny české instituce snažily podpořit svoje vědce, jak jen to je možné. Aby jim daly prostor bádat a minimalizovali svoje administrativní nároky. Aby se tato péče stala pro vědce jedním z důvodů, proč budou svůj výzkum realizovat v Česku, a ne jinde.
Hana Štěpánková
Vysoká škola chemicko-technologická v Praze, KAMPUŠ
@email
