Opatření děkana č. 17/2019

Opatření děkana č. 17/2019

Organizační řád děkanátu

2. lékařské fakulty Univerzity Karlovy

 

Čl. I

Úvodní ustanovení

1.  Toto opatření děkana v souladu s čl. 19 odst. 3 Statutu 2. lékařské fakulty Univerzity Karlovy (dále jen 2. LF UK“ nebo „fakulta“), čl. VII odst. 9 a čl. IX  odst. 2 Organizačního řádu 2. LF UK upravuje a doplňuje podrobnosti o organizaci a činnosti děkanátu 2. LF UK (dále jen „děkanát“).

2.  Nedílnou součástí tohoto opatření je seznam oddělení děkanátu uvedený v příloze č. 1.

 

Čl. II

Postavení děkanátu

1. Děkanát je výkonným pracovištěm fakulty. Jeho základním úkolem je zabezpečování administrativní podpory a hospodářské činnosti fakulty, tj. podpory vzdělávací činnosti, vědecké a výzkumné, vývojové, inovační a další tvůrčí činnosti. 
2. Děkanát se člení na jednotlivá oddělení, jejichž vedoucí jmenuje a odvolává tajemník fakulty se souhlasem děkana.

 

Čl. III

Organizační struktura děkanátu

1. Organizační struktura děkanátu je tvořena jednotlivými odděleními:

1. Sekretariát děkanátu;
2. Studijní oddělení;
3. Oddělení pro vědu a výzkum;
4. Personální a mzdové oddělení;
5. Oddělení Ph.D. studia a zahraničních záležitostí;
6. Ekonomické oddělení;
7. Oddělení komunikace a vnějších vztahů;
8. Oddělení investiční výstavby;
9. Oddělení specializačního vzdělávání;
10. Oddělení technické podpory.

1. Oddělení děkanátu zabezpečují činnosti fakulty stanovené zák.č. 111/1998 Sb., zákon o vysokých školách a o změně a doplnění dalších zákonů (zákon o vysokých školách), předpisy Univerzity Karlovy a předpisy 2. LF UK.

Čl. IV

Základní principy řízení

1. V čele fakulty stojí děkan a řídí její činnost. Jedná a rozhoduje ve všech věcech fakulty, které nejsou vyhrazeny jiným orgánům fakulty nebo orgánům univerzity.
2. Hospodaření a vnitřní správu fakulty řídí tajemník, který je ze své činnosti odpovědný děkanovi.
3. Z hlediska obsahového a koncepčního může oddělení děkanátu být podřízeno příslušnému proděkanovi.

 

Čl. V

Děkan fakulty

1. Po stránce pracovně – právní a organizačně – procesní jsou děkanovi přímo podřízeni:

1. tajemník;
2. asistentka děkana.

1. V nepřítomnosti děkana jej zastupuje určený proděkan.
2. Pokud funkce děkana není obsazena nebo děkan nemůže vykonávat svou funkci, v nezbytném rozsahu jej zastupuje věkem nejstarší proděkan, nerozhodne-li děkan jinak.

Čl. VI

Proděkani fakulty

1. Z hlediska obsahového a koncepčního podléhá:

1. Proděkanovi pro personální problematiku Personální a mzdové oddělení;
2. Proděkanovi pro rozvoj a investice Oddělení investiční výstavby;
3. Proděkanovi pro studium a akademické kvalifikace Studijní oddělení v oblasti  studia a akademických kvalifikací;
4. Proděkanovi pro studium klinických oborů Studijní oddělení v oblasti studia klinických oborů;
5. Proděkanovi pro vědu a výzkum Oddělení pro vědu a výzkum;
6. Proděkanovi pro specializační vzdělávání, celoživotní vzdělávání a vnější vztahy Oddělení specializačního vzdělávání a Oddělení komunikace a vnějších vztahů;
7. Proděkanovi pro doktorské studium a zahraniční záležitosti Oddělení Ph.D. studia a zahraničních záležitostí.

1. V nepřítomnosti příslušného proděkana přecházejí uvedené pravomoci na děkana či jím pověřeného proděkana.

Čl. VII

Tajemník fakulty

1. Po stránce pracovně – právní a organizačně – procesní jsou tajemníkovi z děkanátu přímo podřízeni:

1. Sekretariát děkanátu;
2. Studijní oddělení;
3. Oddělení pro vědu a výzkum;
4. Personální a mzdové oddělení;
5. Oddělení Ph.D. studia a zahraničních záležitostí;
6. Ekonomické oddělení;
7. Oddělení komunikace a vnějších vztahů;
8. Oddělení investiční výstavby;
9. Oddělení specializačního vzdělávání;
10. Oddělení technické podpory.

1. V nepřítomnosti tajemníka jej v pravomocích vymezených tímto opatřením zastupuje jím pověřený vedoucí oddělení.

Čl. VIII

Vedoucí oddělení děkanátu

1. Činnost jednotlivých oddělení děkanátu řídí jeho vedoucí. Činnost sekretariátu děkanátu, kromě činnosti asistentky děkana, řídí tajemník.
2. Vedoucího oddělení jmenuje a odvolává tajemník fakulty se souhlasem děkana.
3. Vedoucí oddělení zabezpečuje plnění povinností tohoto oddělení v rozsahu působnosti svého obsahového a organizačně - procesního zaměření a podle pokynů nadřízených vedoucích pracovníků určených tímto opatřením.
4. Mezi základní povinnosti vedoucího oddělení patří zejména:

1. postupovat podle obecně závazných právních předpisů, podle vnitřních předpisů Univerzity Karlovy (dále jen „UK“), 2. LF UK, dalších předpisů UK a 2. LF UK a pokynů nadřízených vedoucích pracovníků určených tímto opatřením a zabezpečit jejich dodržování;
2. plnit povinnosti vedoucího pracovníka podle pracovně – právních předpisů;
3. vytvářet příznivé pracovní podmínky, zajišťovat bezpečnost a ochranu zdraví při práci;
4. vytvářet podmínky pro zvyšování odborné úrovně svých podřízených pracovníků;
5. navrhovat nebo ukládat potřebná opatření k řádnému výkonu práce svých podřízených pracovníků, příp. k jeho zlepšování.

1. Vedoucí oddělení je za svou činnost odpovědný tajemníkovi, popř. dalším nadřízeným vedoucím pracovníkům určeným tímto opatřením.
2. V nepřítomnosti vedoucího oddělení jej v pravomocích a odpovědnosti vymezených tímto opatřením zastupuje jím pověřený pracovník po předchozím schválení tajemníkem nebo tajemníkem určeným.

Čl. IX

Pracovníci děkanátu

1. Pracovníci děkanátu jsou podřízeni vedoucímu, není-li pozice vedoucího zřízena, pak přímo tajemníkovi.
2. Pracovníci děkanátu jsou povinni vykonávat svou práci řádně, dle svých znalostí a schopností v souladu s pracovní smlouvou a náplní práce a podle pokynů vedoucího oddělení, popř. tajemníka, proděkana a děkana. Pracovníci děkanátu jsou povinni postupovat v souladu s právními předpisy, předpisy UK a 2. LF UK.
3. Při plnění svých úkolů jsou pracovníci děkanátu povinni spolupracovat s ostatními pracovníky děkanátu, fakulty či UK tak, aby bylo zajištěno řádné zabezpečení administrativní podpory a hospodářské činnosti fakulty.   

Čl. X

Činnost jednotlivých oddělení

1. K obecným činnostem jednotlivých oddělení v oblasti jejich působnosti patří zejména:

1. příprava podkladů pro orgány fakulty, proděkany, tajemníka;
2. příprava návrhů rozhodnutí a písemných podání;
3. zpracování a vyhodnocování údajů a informací;
4. projednávání záležitostí fakulty s orgány státní správy a jinými dotčenými úřady;
5. vedení dokumentace a zajišťování výkonu spisové služby;
6. zpracování návrhů předpisů fakulty v souladu s právními předpisy, předpisy univerzity a dalšími předpisy fakulty;
7. zajištění implementace změn právních předpisů a předpisů univerzity a fakulty do stávajících procesů;
8. péče o svěřený majetek, odpovědnost za úschovu, evidenci a správné používání razítek a přidělených klíčů.

1. Sekretariát děkanátu zajišťuje zejména:

1. administrativní podpora děkana, kolegia děkana a tajemníka;
2. porady vedoucích oddělení děkanátu včetně pořizování zápisů z jejich porad;
3. koordinace poskytování informací podle zák.č. 106/1999 Sb., o svobodném přístupu k informacím, ve znění pozdějších předpisů;
4. evidence fakultních smluv;
5. v nezbytných případech administrativní podpora orgánů fakulty;
6. administrativní podpora v oblasti BOZP a PO, včetně organizace školení řidičů-referentů;
7. výroba a evidence razítek užívaných na fakultě;
8. výroba a evidence klíčů užívaných na děkanátu;
9. správa spisové služby;
10. koordinace a organizace skartačního řízení a správa hlavní spisovny;
11. příjem a odesílání zásilek prostřednictvím podatelny;
12. rozdělování dokumentů doručených prostřednictvím datové schránky;
13. řízení projektu AKORD a dalších projektů dle potřeb fakulty;
14. právní služby v oblasti smluvní agendy, studijní agendy;
15. agenda předpisů fakulty;
16. organizace a koordinace porad přednostů a sekretářek fakultních pracovišť;
17. spolupráce při organizování fakultních akcí.

1. Studijní oddělení zajišťuje zejména:

1. agenda studia v bakalářských a magisterských studijních programech;
2. agenda magisterského studia v anglickém jazyce a spolupráce s agenturami při přijímání uchazečů;
3. organizace a agenda přijímacího řízení;
4. agenda uznávání zahraničního středoškolského a vysokoškolského vzdělání;
5. agenda imatrikulací a promocí;
6. agenda praxí a stáží konaných v rámci studijních plánů, archivace smluv;
7. agenda stipendií a cen v bakalářských a magisterských studijních programech;
8. správa studijního informačního systému;
9. podpora rozvoje elektronizace studijní agendy;
10. agenda zajištění ubytování pro zahraniční studenty;
11. evidence šatních skříněk pro studenty;
12. evidence poplatků za delší studium a za studium v cizím jazyce;
13. správa spisové služby a archivace studijních spisů;
14. agenda ověřování absolvovaného studia v ČR (ECFMG);
15. administrativní podpora celoživotního vzdělávání – Univerzita třetího věku.

1. Oddělení pro vědu a výzkum zajišťuje zejména:

1. administrativní podpora při přípravě, realizaci a uzavření projektů;
2. kontrola dodržování pravidel a termínů stanovených poskytovateli finančních prostředků;
3. evidence všech řešených grantových projektů;
4. uzavírání grantových smluv;
5. organizace grantových soutěží;
6. agenda stipendií na výzkum.

1. Personální a mzdové oddělení zajišťuje zejména:

1. personální a mzdová agenda zaměstnanců fakulty v pracovním poměru a úkony související;
2. agenda dohod o pracích konaných mimo pracovní poměr a úkony související;
3. zajištění výběrových řízení v oblasti personální agendy;
4. správa personálního systému WhoIs a mzdového systému EGJE;
5. zajištění habilitačního řízení a řízení ke jmenování profesorem;
6. administrativní podpora vědecké rady;
7. agenda poskytování příspěvků ze sociálního fondu;
8. průběžné sledování dodržování limitů mezd dle zdrojů financování.

1. Oddělení Ph.D. studia a zahraničních záležitostí zajišťuje zejména:

1. agenda doktorských studijních programů, včetně matriky studentů, školitelů;
2. agenda přijímacího řízení a nostrifikací;
3. spolupráce se zahraničními vysokými školami a dalšími institucemi;
4. agenda mobility studentů a zaměstnanců fakulty;
5. agenda promocí a poplatků;
6. agenda stipendií a cen v doktorských studijních programech;
7. agenda oborových rad a akreditací;
8. agenda Vědecké konference;
9. koordinace zahraničních aktivit ve spolupráci s rektorátem UK.

1. Ekonomické oddělení zajišťuje zejména:

1. zajišťování funkce účetní jednotky za fakultu (účetnictví, výkaznictví, daně apod.);
2. bankovní styk;
3. pokladní služba;
4. agenda majetku;
5. tvorba a kontrola plnění rozpočtu fakulty a jednotlivých fakultních pracovišť;
6. agenda oběhu účetních dokladů;
7. agenda cestovních náhrad;
8. agenda veřejných zakázek;
9. agenda registru smluv dle zák.č. 340/2015 Sb., o registru smluv.

1. Oddělení komunikace a vnějších vztahů zajišťuje zejména:

1. podoba a obsah fakultního webu;
2. příprava tiskových zpráv, včetně správy databáze kontaktů;
3. komunikace s médii;
4. koordinace přípravy, výroby a distribuce fakultních reklamních předmětů a tiskovin;
5. příprava a realizace vybraných fakultních akcí, včetně jejich dokumentace;
6. koordinace účasti fakulty na propagačních akcích, pořádaných jinými subjekty (UK, Akademie věd, apod.);
7. komunikace s absolventy fakulty;
8. správa fakultních sociálních sítí;
9. metodická podpora v oblasti publikování na fakultním webu;
10. tisk a kopírování (rozsah služeb specifikován na webu);
11. fotografické služby.

1. Oddělení investiční výstavby zajišťuje zejména:

1. příprava a uskutečňování stavebních investičních a obdobných akcí;
2. komunikace se složkami státní správy ve stavebních záležitostech;
3. získání potřebných stavebních povolení;
4. kontrola nad dodržováním harmonogramu investičních akcí;
5. kontrola nad dodržováním rozsahu prací investičních akcí.

1. Oddělení specializačního vzdělávání zajišťuje zejména:

1. agenda specializačního vzdělávání lékařů a zubních lékařů;
2. metodická podpora uchazečů o specializační vzdělávání;
3. administrativní podpora specializačních kurzů, zkoušek po kmeni, atestací a předání diplomů;
4. administrativní a metodická podpora lékařů a zubních lékařů zařazených do základního oboru specializačního vzdělávání na 2. LF UK.

1. Oddělení technické podpory zajišťuje zejména:

1. provoz, údržba, rozvoj výpočetní, kopírovací a audiovizuální techniky, počítačové sítě;
2. podpora uživatelům výpočetní, kopírovací a audiovizuální techniky (technická podpora při promítání v posluchárnách), počítačové sítě, telefonní techniky;
3. informační bezpečnost a zálohování dat;
4. zakládání a administrace uživatelských účtů;
5. koordinace pořizování hardwaru a softwaru;
6. správa aplikačního serveru děkanátu;
7. zajištění ekologické likvidace elektroodpadu;
8. správa Studijního informačního systému (společná činnost se studijním oddělením);
9. správa systémů pro nastavení přístupů do místností a budov 2. LF UK.

1. V případě pochybností o příslušnosti oddělení ke splnění úkolů stanoveného právním předpisem nebo předpisem univerzity nebo fakulty rozhoduje tajemník fakulty po poradě s děkanem, příslušnými proděkany a vedoucími oddělení. 
2. Jednotlivá oddělení děkanátu plní také další úkoly stanovené vedoucími nadřízenými pracovníky pověřenými řízením děkanátu, a to v mezích jim svěřených řídících pravomocí.

Čl. XI

Závěrečná ustanovení

Toto opatření děkana nabývá platnosti a účinnosti dnem podpisu děkana.

 

 

Příloha: 1) Seznam oddělení děkanátu

 

V Praze dne 15. 11. 2019

 

 

prof. MUDr. Vladimír Komárek, CSc.
děkan 2. LF UK

 

 

Příloha č. 1 – Seznam oddělení děkanátu

 

1.   Sekretariát děkanátu

2.   Studijní oddělení

3.   Oddělení pro vědu a výzkum

4.   Personální a mzdové oddělení

5.   Oddělení Ph.D. studia a zahraničních záležitostí

6.   Ekonomické oddělení

7.   Oddělení komunikace a vnějších vztahů

8.   Oddělení investiční výstavby

9.   Oddělení specializačního vzdělávání

10. Oddělení technické podpory