Kdo podává zahraniční grant
Grant podáváte, jste-li koordinátor (vedoucí, hlavní řešitel apod.), ale i jako partner. Jakmile jste osloveni ze zahraničí vaším kolegou a poskytujete jakékoliv údaje o rozpočtu, personálních nákladech a kontaktních osobách – podáváte grant. Není to tedy jen v případě, že jste to vy, kdo mačká „submit“ nebo balí obálku, ale i v případě, že budete součástí větší skupiny.
Kdo vám pomůže s přihláškou
- Oddělení pro vědu a výzkum:
o zahraniční granty se stará: Renáta Bourahi, tel. 224 435 828, e-mail: @email,
OP VVV má na starosti Lucie Týfová, tel. 224 435 826, e-mail: @email. - Podpora přes rektorát – soutěž o externí firmu, která vám připraví přihlášku.
- Projektový manažer i po dobu projektu – u OP a jiných administrativně náročných projektů.
Jste-li potenciálním koordinátorem, sledujte na stránkách rektorátu periody vhodné k přihlášení do systému umožňující vám využít podporu soukromé odborné firmy pro přípravu projektů. Termíny k přihlášení jsou vždy před otevřením výzev, musíte tedy dopředu nastudovat Work Programme jednotlivých priorit. Kontakt na tuto firmu vám můžeme zprostředkovat i my.
Jak postupovat při podávání přihlášky:
- ujasněte si, o jaký typ programu jde;
- základní otázky: spolufinancování ANO/NE, můžu žádat o dofinancování ANO/NE;
- vyžádejte si od grantového podklady: mzdy, ujasnění typů nákladů, možnosti grantu;
- zjistěte přibližný rozpočet (sumu peněz) a možnosti spoluúčasti: fiktivní/reálná nebo dofinancování;
- podejte žádost do kolegia děkana.
V případě, že vám bude grant kolegiem schválen... musíme si říct podstatné věci k přípravě projektu:
- Kde se najdou „Financial Guidelines“.
- Kolik máme času – kdy je deadline.
- Potřebujeme údaje další strany (popř. podpisy), povinné přílohy.
- Kdo projekt podepíše.
- Vystačíme si při podávání přihlášky a v případě úspěchu grantu spolu, nebo je potřeba sehnat „project managera“?
Jak postupovat po obdržení grantu:
Dodejte ke grantu základní podklady (smlouva, rozpočet…) a ujasněte si s Grantovým oddělením následující body:
- Periodické zprávy – kdy se podává, na jakých formulářích, jaký kurz se vykazuje.
- Způsob výkazu nákladů – souhrnně, nebo položkově.
- Věcná zpráva + uznání nákladů od EK – nutno vždy dodat na Grantové oddělení, které podklady předá – a) účtárně a v případě dofinancování i b) MŠMT.
FINÁLE – hlídat zadaný poměr mezi položkami, povinnou spoluúčast a rozpočet v EUR, doplatek od EK (bohužel někdy až 2 roky).
Režie je k dispozici řešitelům ve výši 30 % (dle Opatření děkana č. 9/2015) z celkové částky na režii z plně financovaného grantu, jinak nutná úprava (snížení částky nebo případně odebrání režie celé). Do režie se účtuje neuznatelná část výdajů – např. DPH.
O dofinancování projektu na MŠMT žádá pouze fakulta ve spolupráci s řešitelem. Žádat můžeme, až když máme podepsanou smlouvu mezi EK a koordinátorem a podepsaný přístupový formulář. Rozpočet v žádosti je informace pro plánování do státního rozpočtu, poraďte se tedy s Grantovým oddělením, jak vhodně dofinancování rozložit.
Správné vedení grantu
Základem je rozložení WP, které ovlivňuje:
- vyplácení mezd;
- výkaz pracovních hodin;
- výkaz aktivit;
- objem peněz pro jednotlivá období.
Vytvořte si spolu s Grantovým oddělením přehledný graf, kdy a v jakých kategoriích lze čerpat zejména mzdové náklady. (Pozn. – pozor na uzavírání úvazků, neběží-li WP kontinuálně). Výkazy práce musí odpovídat člověkohodinám přiděleným v dané kategorii. Bez výkazů práce nebude mzda z grantu vyplacena.
Budeme po vás požadovat spoustu podkladů a dokladů o zaplacení, a to zejména kvůli auditu.
Doporučení
- Máte-li v grantu peníze na tým – budujte ho, zajistěte si administrativní správu grantu.
- Horizont 2020 a jiné: použijte Ph.D. studenty – AJ výhoda.
Různorodost a administrativní náročnost grantů vzrůstá s množícími se typy grantů. Fakulta by si měla zachovat nadhled a jejími úkoly by měly být: kontrola vašich smluv, vyplněných údajů na formulářích, výkazů, kontrola s účetnictvím, dofinancování, audit, celková kontrola čerpání.
K vyhlášenému programu lze většinou najít i vhodná školení, neváhejte a přihlaste se na ně, doporučujeme např. velmi dobře připravená školení od Technologického centra AV ČR.
Při identifikaci základních pravidel grantu se zaměřte především na:
- způsob vykazování, jaké kurzy EUR budou použity
- zda jsou koeficienty na cestovné, hranice pro mzdy
- pořizujete-li majetek, jak bude zaplacen: jako odpisy zařízení dle ČL a doby používání, nebo investice jako taková
- definice kategorií nákladů (uznatelných) a jejich vzájemný % poměr
- je-li potřeba dělat výběrová řízení dle ČL nebo jiných předepsaných pravidel, případně také na materiál, služby (subkontrakty)
- je potřeba separátní účty, jsou pro grant uznatelné poplatky za účet, úroky?
- můžeme účtovat na grant včetně DPH?
- kdo je pro poskytovatele statutár – rektor, děkan, stačí získat podpisové právo?
... a s heslem „bez Grantového ani ránu“ – k nám přijďte zaklepat na dveře.
